سامانه مجوزها به منظور رفع مشکلات مربوط به صدور و استفاده از مجوزهای تجارت خارجی راه‌اندازی شده است.
مشکلاتی که در رابطه با صدور و استفاده از مجوزهای تجارت خارجی قبل از راه اندازی این سامانه وجود داشت و این سامانه سعی در کاهش یا از بین بردن آنها دارد به شرح زیر است.
- جعل یا مخدوش نمودن مجوزها
- تشخیص انسانی لزوم یا عدم لزوم مجوز
- امکان فساد و تأخیر زمانی زیاد در فرآیند ترخیص بعلت اصالت سنجی دستی مجوزها
- امکان استفاده چندباره از یک مجوز
- بی‌اطلاعی دستگاه های مجوزدهنده از میزان مجوزهای صادر شده توسط واحدهای زیر مجموعه خود
- بی‌اطلاعی دستگاه های مجوز دهنده از عدم ورود کالاهای غیر مجاز
- امکان استفاده از مجوزها منقضی شده
- وارد شدن خسارت فراوان از طریق عدم وصول حقوق حقه دولت از طریق ورود کالا بدون مجوزهای مورد نیاز
- به خطر افتادن امنیت غذایی، دارویی و سلامتی جامعه به صورت غیر مستقیم
راه مقابله با این مشکلات عبارتست از «حذف کلیه مجوزهای کاغذی و مبادله الکترونیکی داده‌های مجوزها بین سازمان‌های مبدا و مقصد».
لازم به ذکر است در هر فرآیند تبادلی بین دو طرف، وجود یک طرف سوم که ذینفع نباشد ضروری می‌نماید.
در فرآیند صدور و استفاده از مجوزهای ورود، ترخیص، صادرات و ترانزیت هم مجموعه‌ای از اطلاعات بین سازمان‌ها و ارگان‌ها مبادله می‌شود. بنابراین به منظور حفظ منافع طرفین سامانه‌ای باید طراحی شود که به عنوان یک مرکز تبادل داده نقش سوم را ایفا نماید.
- مرکز تبادل اسناد مرتبط با مجوزهای ورود و صدور و سایر مجوزهای مورد نیاز تجارت کالا در کشور
- تبادل آسان داده های مجوزهای کالا بین سازمان های تولید کننده و استفاده کننده مجوز
- تسهیل و تسریع تشخیص صحت و اعتبار مجوزها
- نظارت سیستماتیک بر امر صدور مجوز ترخیص کالا
- جلوگیری از جعل مجوزهای واردات ، صادرات و ترانزیت با ثبت آنها در یک پایگاه تبادل داده و استعلام استفاده کنندگان مجوز و نهادهای نظارتی در مواقع لزوم
- سهولت تشخیص صحت مجوز و امضاهای تاییدکنندگان آن توسط کارشناس سازمان استفاده کننده و عدم امکان انکار یا جعل امضا
- غیرفعال شدن امضای افراد در صورت انقضای تاریخ مسئولیت یا خروج از سازمان
- ردیابی کالا در زنجیره تامین
اجرای کارآمد این سامانه‌ها در کنار یکدیگر، به شفافیت فرایند تجارت و موجودی کالای زنجیره تامین کشور کمک می‌کند تا بر این اساس صرفه‌جویی کلان اقتصادی حاصل از شفافیت آماری در راستای مدیریت بهتر زنجیره تأمین تجارت رسمی کشور و همچنین پیشگیری از قاچاق کالا و ارز امکان پذیر شود.
این سامانه با نشانی اینترنتی www.ntcms.ir در دسترس کاربران قرار دارد.